La retranscription - ou transcription - consiste à frapper à l'ordinateur des fichiers audio (ou vidéo) pouvant être des entretiens, des dictées vocales, des interviews ou encore des réunions et séminaires.
Très utile pour les étudiants, les chercheurs, les médecins, les avocats mais aussi les entreprises et les collectivités, elle n'en reste pas moins une activité complexe et rébarbative.
Pourtant, elle est souvent indispensable… Alors mieux vaut mettre toutes les chances de son côté pour s’y adonner de la façon la plus efficace possible.
Suivre ces quelques astuces peut vous faire gagner un temps précieux.
Conseil n°1 : Définissez le type de transcription que vous souhaitez
Il existe 4 principaux types de retranscription :
- la retranscription verbatim : c’est la retranscription la plus fidèle, qui reprend les hésitations, les tics de langage, les silences, les erreurs de syntaxe, les onomatopées, etc.
- la retranscription intégrale épurée : c’est une version « améliorée » du verbatim, où l’on supprime les hésitations, les faux départs, etc., tout en restant fidèle aux propos.
- la retranscription reformulée : le sens des propos est conservé mais les phrases sont remaniées de sorte à être grammaticalement correctes. Il peut y avoir des modifications dans les propos (ajouts, modifications ou suppressions de mots, de phrases.)
- la retranscription synthétisée : comme son nom l’indique, la retranscription est totalement réorganisée et synthétisée pour faire sortir les idées principales du discours.
Chacune est différente et correspond à un besoin en particulier.
Par exemple, un étudiant-chercheur en psychologie ou en sociologie aura besoin d’une retranscription verbatim car il s’intéresse aux silences, aux rires, aux diverses émotions présentes lors de l’entretien.
Un conseil de CSE aura, quant à lui, plutôt besoin d’une retranscription synthétisée afin de rédiger son compte-rendu de séance.
Un médecin ou un avocat peut avoir besoin d’une retranscription reformulée pour fluidifier ses correspondances et ses notes professionnelles.
Puis, il reste la retranscription intégrale épurée, qui peut convenir à tous puisqu’elle est fidèle aux propos tout en restant lisible. C’est d’ailleurs celle que je réalise le plus.
Maintenant, vous savez tout sur les différentes retranscriptions et vous saurez, sans aucun doute, choisir celle qui vous correspond le mieux.
Conseil n°2 : Utilisez le bon matériel
Il est d'usage de dire qu'un audio de 60 minutes prendra entre 6 et 8 heures à retranscrire, selon le niveau d'expérience du transcripteur et de sa vitesse de frappe (que vous pouvez vérifier ici)
Tout transcripteur - qu'il soit débutant ou confirmé - doit s'outiller à minima lors de ses séances de retranscription :
- d'un ordinateur performant doté d'un logiciel de traitement de texte (Word, OpenOffice, Pages, etc.),
- d’un dictaphone de qualité (on en trouve ici) couplé à une application smartphone en cas de panne du dictaphone,
- d'un bon casque audio, si possible anti-bruit. Il est préférable d'éviter les écouteurs pour un meilleur confort auditif,
- d'un logiciel de retranscription (Express Scribe, par exemple, a une version gratuite pour une utilisation privée),
- d'une chaise confortable, car vous allez rester assis plusieurs heures à taper sur votre clavier,
- (facultatif) d'un pédalier de retranscription, pour les professionnels qui veulent libérer leurs mains.
Si vous ne disposez pas de tous ces éléments, ce n’est pas grave, mais cela peut vous faire perdre du temps.
Conseil n°3 : Allez à votre rythme
La retranscription audio n'est pas une course contre la montre. Prenez votre temps.
À vouloir aller trop vite, on se perd parfois et on fait des erreurs (on confond « maire » avec « mère », par exemple) car on n’est plus assez attentif ou sorti du contexte.
Le mieux est encore de réaliser votre retranscription sur une semaine et d’en faire chaque jour un peu. Ainsi, vous ne serez pas lassé par la tâche et vous pourrez rester concentré.
Mieux vaut faire plusieurs séances courtes et intenses, plutôt que de longues séances qui risquent de se révéler fatigantes.
Écoutez votre corps, il saura vous dire quand il est temps d’arrêter.
Pour ma part, je fais une pause toutes les 10 minutes retranscrites (soit environ 30 minutes de retranscription non-stop). Cela permet de soulager mes oreilles et de reposer mon cerveau qui s'est beaucoup concentré. Je m’aère un peu, je bois quelques gorgées de thé et je m’y remets.
Conseil n°4 : Ne négligez pas la réécoute et la relecture
Comme tout écrit, votre transcription a besoin d’être relue et corrigée.
La retranscription est une tâche chronophage et fastidieuse. Il faut être rapide et concentré pendant un laps de temps parfois très long.
Même si vous vous appliquez au mieux, il y aura toujours des oublis, des fautes, des coquilles, etc. C’est normal. C’est humain.
Le problème, c’est qu’un seul mot oublié ou mal orthographié peut totalement changer le sens d’une phrase.
Le fait de prendre le temps de réécouter l’enregistrement audio et de relire votre écrit garantira une retranscription fidèle et juste au mot près.
Conseil n°5 : N’allez pas vers la facilité
L’intelligence Artificielle a ses limites, et on les repère plutôt bien en retranscription.
Sauf si vous voulez payer une petite fortune pour qu’un robot tape des textes qui n’ont ni queue ni tête, je vous déconseille l’usage de logiciels de reconnaissance vocale qui peuvent vous faire perdre plus de temps que vous en faire gagner.
Essayez de parler ne serait-ce que 2 minutes d'affilée en saisie vocale sur votre portable : vous verrez que votre smartphone n’arrivera pas à suivre.
Le risque à utiliser l’IA pour vos enregistrements audio est que la transcription risque de ne pas être fidèle. Le temps de réécoute et de relecture sera multiplié par 2 et vous vous retrouverez à devoir corriger chaque phrase. Finalement, vous ne gagnez pas de temps – voire, vous en perdez.
(Bonus) Conseil n°6 : Faites appel à un professionnel de la retranscription
Malgré ces conseils, la retranscription vous fait toujours peur ? Vous ne vous sentez pas d'attaque ?
Ça tombe bien, je suis là.
Transcriptrice professionnelle, je vous décharge de cette tâche quelque peu… rébarbative.
J’ai à ma disposition tout ce qu’il faut pour une transcription réussie : la connaissance, l’expérience, le matériel, la patience, la concentration et la rigueur.
Et en plus, j’adore ça !
Contactez-moi ici pour en savoir plus sur mon service de transcription.
Je vous remercie de votre attention et j’espère que ces quelques conseils vous seront utiles !
Amicalement,
Lisa.
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